El CFO administra las operaciones de la Oficina de Finanzas y es responsable de preparar y ejecutar el presupuesto operativo anual; mantener el sistema de contabilidad SHARE y el libro mayor; supervisar la contabilidad de las transacciones financieras; dirigir las compras, concretar el abastecimiento de bienes y servicios y el pago de facturas; supervisar las cuentas por pagar, los reembolsos de fianzas, la adquisición de servicios legales y otros servicios contractuales; coordinar la auditoría anual y preparar estados contables. Para esto, el CFO recibe ayuda del personal de la Oficina de Finanzas, dirigida por el especialista financiero sénior.
El CFO es el encargado de los presupuestos del tribunal y, como tal, prepara las estimaciones de ingresos y de necesidades presupuestarias para los salarios y los beneficios de los empleados, los servicios contractuales y otras categorías de gastos; mantiene el ejercicio presupuestario y las herramientas de análisis; prepara informes de gastos mensuales; a través del Sistema de Preparación de Presupuestos estatal, prepara los pedidos de asignaciones presupuestarias para su presentación en el Departamento de Finanzas y Administración (DFA) y el Comité Legislativo de Finanzas (LFC) estatales; prepara los documentos de solicitud de presupuesto de la Oficina Administrativa de los Tribunales (AOC); asiste a las reuniones del comité presupuestario, a las audiencias presupuestarias y a los procedimientos presupuestarios legislativos; y realiza otras tareas presupuestarias según sea necesario.
La oficina supervisa los procedimientos del tribunal que implican la manipulación de dinero en efectivo, que incluyen: preparación de depósitos diarios en efectivo, realización de depósitos para las instituciones financieras, procesamiento de transferencias de efectivo para la Oficina del Tesoro estatal, comparación de todos los resúmenes bancarios con los saldos reales y control de la correcta contabilidad de las transacciones con dinero en efectivo.
La adquisición de bienes y servicios necesarios para el tribunal es responsabilidad del especialista en adquisiciones, quien dirige el proceso de compra conforme a la normativa del Código Estatal de Abastecimiento. Las responsabilidades en materia de abastecimiento incluyen: procesamiento de confiscaciones aprobadas; emisión de solicitudes de propuestas (RFP) y solicitudes de presupuestos (RFQ); preparación de contratos y órdenes de compra; presentación de solicitudes ante el DFA para la aprobación de compras que exceden ciertos límites; coordinación de las cuentas por pagar y aprobación de facturas para su pago. Además, el especialista supervisa el inventario físico de los equipos y prepara el inventario anual para la auditoría anual. El tratamiento de los activos se realiza según los procedimientos para la disposición de activos establecidos por la Oficina del Auditor Estatal.
La oficina procesa el pago de las facturas aprobadas por el DFA y presenta las facturas de la AOC en Santa Fe para su pago. Las facturas aprobadas por el DFA incluyen cargos por bienes y servicios que el tribunal adquiere a través de sus funciones de compras/abastecimiento. Las facturas de la AOC incluyen pagos a miembros del jurado, abogados proporcionados por la AOC, intérpretes y otras personas contratadas con el visto bueno de la Oficina Administrativa de los Tribunales, además de facturas de la Fiscalía del Distrito para el pago a testigos, peritos y viáticos (traslado, alojamiento y comidas) para los testigos.
La oficina se encarga del mantenimiento de las cuentas de fideicomiso para el pago de fianzas y para fondos para litigantes que devengan intereses y fondos para indemnizaciones. Para garantizar que las fianzas se depositen adecuadamente al caso correcto en el sistema de administración de casos, se llevan a cabo controles. Se preparan los reembolsos para su reintegro a quien depositó la fianza. También se preparan cheques para el pago de indemnizaciones a la parte que ha sufrido daños y perjuicios. Las cuentas se controlan mensualmente.
El CFO es responsable de garantizar la contabilidad correcta de las transacciones financieras en SHARE, la entidad contable del estado. Las funciones incluyen: mantenimiento de los libros contables generales; verificación de que los depósitos, pagos, pagos a empleados y cargos por beneficios, así como todas las demás transacciones, se depositen en las cuentas correctas; corrección de cualquier error; verificación de los saldos de las entradas de datos contables y auditoría interna de las transacciones.
El CFO desarrolla, implementa y mantiene políticas y procedimientos fiscales prudentes, controles de contabilidad interna y contratos para la auditoría anual independiente de dichas políticas y procedimientos. La oficina trabaja con auditores externos en la preparación para la auditoría anual; constata la entrega de todos los documentos y otra información correspondientes; garantiza que la auditoría se realice de manera oportuna; corrige problemas y determinaciones hechas durante la auditoría; garantiza que los informes de auditoría y los informes financieros reflejen la posición financiera del tribunal con exactitud; y garantiza que los informes de auditoría y los informes financieros se presenten a tiempo ante la Oficina del Auditor Estatal.
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